Was sich beim Lastschriftverfahren und Einzugsermächtigung ändert (II)

Die SEPA-Umstellung bringt einige Veränderungen mit sich, auf die sich Existenzgründer und Selbstständige einstellen müssen und zum Teil sogar vorbereiten können. Noch mehr Änderungen wird es allerdings beim Lastschriftverfahren und bei der Einzugsermächtigung geben – egal ob man selbst nur per Bankeinzug zahlt oder selbst per Lastschrift einzieht. Im zweiten Teil geht es darum, woran Existenzgründer und Selbstständige beim Lastschriftverfahren zukünftig noch alles denken müssen.

Woran noch gedacht werden muss

Wie bisher üblich, muss man auch nach der SEPA-Umstellung eine Inkassovereinbarung mit der Bank schließen. Dabei übernimmt die Bank die Prüfung des Kredits vor, da das Lastschriftverfahren letztlich wie ein Bankkredit funktioniert. Die Berechtigung, Einzüge von Kunden vorzunehmen, wird von der Bank nicht in jedem Einzelfall überprüft. Bei Teilnahme am Lastschriftverfahren wird dem Unternehmen der Betrag sofort gutgeschrieben. Sollte es zu einem Missbrauch des Verfahrens kommen und massenhaft Rückforderungen entstehen, während das eingezogene Geld längst schon wieder ausgegeben ist, muss dafür die Bank gerade stehen, da sie dem Zahlungsempfänger vertraut hat.

Gültigkeit und Aufbewahrungsfristen von Lastschriftmandaten

Wenn ein Lastschriftmandat nicht ohnehin für eine einzelne Zahlung erteilt wurde, kann sie wie bisher auch jederzeit gegenüber dem Zahlungsempfänger gekündigt werden. Sie verlieren nach 36 Monaten ihre Gültigkeit, wenn in der Zeit keine Lastschrift vorgenommen wurde. Nach dem letzten Einzug müssen die Lastschriftmandate 14 Monate aufbewahrt werden, für den Fall, dass der Zahlungspflichtige an deren Existenz zweifelt und/oder die Zahlstelle – die Bank – deren Vorlage vom Zahlungsempfänger verlangt.

Da durch die SEPA-Umstellungen zusätzliche Felder im Lastschriftverfahren ausgefüllt werden müssen, müssen DTAUS-Dateien ebenfalls am besten vom CSV- auf das XML-Format umgestellt werden. Der Verwendungszweck darf in Zukunft nur noch 140 Zeichen lang sein. Umlaute und das „ß“ dürfen nicht mehr verwendet werden. In Sammellastschrift-Dateien dürfen Basis- und Firmenlastschriften nicht gemischt werden. Die Lastschriften müssen außerdem auf den gleichen Fälligkeitstermin lauten.

Sicherstellung der Abbuchung zum festgelegten Fälligkeitstermin

Die Meldung, dass zu einem bestimmten Termin Lasten vom Konto abgezogen werden, dient der besseren Einstellung der Zahlungspflichtigen auf bevorstehende Kontobelastungen. Bisher war der genaue Zeitpunkt der Abbuchung nicht vorgeschrieben. Zahlungsempfänger konnten die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt angesammelten Lastschriften einfach bei der Bank einreichen und das Geld wurde ihnen sofort gutgeschrieben. Die Kunden wurden entweder am gleichen oder am Folgetag belastet.

Damit in Zukunft die Konten zu einem bestimmten Tag belastet werden können, müssen Zahlungsempfänger die Lastschrift je nach Lastschrifttyp (Basis- oder Firmenlastschrift, Erst-/Einmallastschrift oder wiederkehrende Lastschrift) bis zu maximal fünf Werktage vor dem Fälligkeitsdatum eingereicht haben. Dies entspricht analog der Vorgehensweise bei Terminüberweisungen.

Problematisch wird es, wenn der Kunde kurzfristig mitteilt, dass sich seine Kontodaten geändert haben. Die Lastschrift kann dann nicht mehr bzw. nur unter erheblichen Aufwand rückgängig gemacht werden. Daher sollte ein ausreichend großes Zeitfenster zwischen Vorankündigung der Abbuchung und Einreichung der Lastschriften bei der Bank eingeplant werden.

Abbuchungsvorankündigung (Pre-Notification)

Der Zahlungsempfänger muss sich im Rahmen der Inkassovereinbarung mit der Bank dazu verpflichten, den Zahlungsempfänger über den Einzug von seinem Konto zu informieren. In der Information müssen Zahlungstermin und –betrag enthalten sein. Die Information hat 14 Tage im Voraus schriftlich zu erfolgen. Die Vorankündigung muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz enthalten. Im Rahmen der AGB können aber kürzere Fristen vereinbart werden. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, dass diese Vorabinformation Bestandteil des Vertrages oder der Rechnung sein kann. Darin können sowohl Einzel- als auch mehrere Einzüge (Ratenzahlungen, Mietzahlungen etc.) vereinbart werden. Sollte die Vorabinformation nicht versendet werden, verstößt der Zahlungsempfänger gegen die Inkassovereinbarung mit der Bank, was zu einer Rücklastschrift führt. Die Gültigkeit des Lastschriftmandats wird davon jedoch nicht berührt.

(Bild: Thorben Wengert/ pixelio.de)