Aufbewahrungspflichten

In Deutschland gilt die sogenannte Aufbewahrungspflicht. Das bedeutet, dass bestimmte geschäftliche Unterlagen geordnet aufbewahrt und bei Betriebsprüfungen vorgewiesen werden müssen.

Aufbewahrung von Unterlagen

Folgende Unterlagen müssen haupt- wie nebenberufliche Existenzgründer und Selbstständige unbedingt aufbewahren:

• Zehn Jahre lang müssen Belege, Buchungsunterlagen, Jahresabschlüsse usw. aufbewahrt werden. In der Regel umfasst die Aufbewahrungspflicht allen Unterlagen, die zur Anfertigung der Steuererklärung dem Steuerberater übergeben werden müssen und man danach wieder von ihm zurück erhält. Es gibt einige Berufe, in denen die Aufbewahrungspflichten noch deutlich länger sind, z.B. bei Architekten oder Ärzten.

• Sechs Jahre sind alle versendeten und erhaltenen Geschäftsbriefe aufzubewahren. Dazu zählen vor allem Aufträge oder Kopien von Auftragsbestätigungen, Arbeitsverträge, Lohnunterlagen, Lieferscheine und alle Unterlagen, die einen Geschäftsvorfall dokumentieren. Auch Faxe und E-Mails zählen dazu! Bei der Archivierung sollte bedacht werden, dass Thermopapier, wie es etwa für Kassenzettel oder Faxe verwendet wird, unter Umständen keine zehn Jahre erhalten bleibt, beispielsweise verblasst die Tonerfarbe nach einiger Zeit, so dass die Schrift nicht mehr zu lesen ist. Daher sollte gleich bei der Ablage entsprechende Kopien gezogen werden und mit dem Original abgelegt werden.

Archivierung

Bei der Archivierung sollten Existenzgründer und Selbstständige darauf achten, dass ihre Unterlagen nachvollziehbar gegliedert sind und ggf. bei der Ablage kommentiert werden. Die Beschriftung des Archives (z.B. in Ordnern) sollte gut lesbar und eindeutig sein, um im Falle einer Betriebsprüfung die Unterlagen schnell aufzufinden und aushändigen zu können. Das einmal eingeführte Ablagesystem sollte unbedingt beibehalten werden, so dass man sich auch noch nach einigen Jahren problemlos in den alten Unterlagen zurechtfindet.