Reisekosten abrechnen

Existenzgründer und Selbstständige, die beruflich viel unterwegs sind, können die dafür anfallenden Reisekosten steuerlich geltend machen. Dabei ist es egal, ob es sich bei der Selbstständigkeit um eine haupt- oder nebenberufliche Tätigkeit handelt. Als Faustregel gilt: Jede Reise, die in einem direkten Zusammenhang mit der ausgeübten unternehmerischen Tätigkeit steht, kann steuermindernd geltend gemacht werden.

Reisekostenermittlung

Am einfachsten lassen sich die Reisekosten ermitteln, wenn Existenzgründer und Selbstständige nur mit den öffentlichen Verkehrsmitteln fahren würden. Anhand der Belege lassen sich die Kosten schnell und einfach ermitteln und wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss diese nur noch heraus rechnen. Dabei sollten Umsatzsteuerpflichtige berücksichtigen, dass auf Fernreisen mit der Bahn 19 Prozent Umsatzsteuer fällig sind, Fahrten mit dem Taxis aber nur sieben Prozent Umsatzsteuer enthalten.

Da jedoch die Annahme, ausnahmslos mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs zu sein, beinahe unrealistisch anzumuten scheint, können Gründer und Selbstständige auch Fahrten mit dem eigenen PKW steuermindernd gelten machen. Je gefahrenen Kilometer dürfen sie 30 Cent geltend machen. In der Regel muss dafür kein extra Fahrtenbuch geführt werden. Es reicht, wenn betriebliche Fahrten mit Datum, Ziel und gefahrenen Kilometern aufgelistet werden. Kleiner Tipp: Im Internet gibt es eine Vielzahl kostenloser Excel-Sheets, mit denen sich die Fahrtkosten einfach und exakt berechnen lassen.

Firmenwagen

Ob ein Firmenwagen für Existenzgründer und Selbstständige wirklich sinnvoll ist, müssen die Betroffenen für sich selbst entscheiden. Fakt jedoch ist, dass sich mit einem Firmenwagen kaum mehr Steuern sparen lässt, wenn das Fahrzeug nicht wirklich überwiegend betrieblich genutzt wird.

Bis vor einigen Jahren konnte man noch grundsätzlich die sogenannte 1-Prozent-Regelung anwenden. Dabei konnten die Kosten für Versicherungen, Benzin oder Reparaturen sowie der Kfz-Steuer als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden. Im Gegenzug dafür wurde ein Prozent des Anschaffungswertes als privater Eigenverbrauch versteuert. Diese Regelung greift heute nur noch in wenigen Ausnahmefällen, nämlich dann, wenn Gründer und Selbstständige dem Finanzamt nachweisen können, dass sie das Auto zu mindestens 50 Prozent betrieblich nutzen. Wird der Firmenwagen zu mehr als 90 Prozent privat genutzt, wird das Auto nicht mehr als Teil des Betriebsvermögens anerkannt.

Existenzgründer und Selbstständige, die nur im Nebenerwerb selbstständig sind und ihr Auto nur gelegentlich für betriebliche Zwecke nutzen, sollten auf die pauschale Kilometerabrechnung von 30 Cent/km zurückgreifen. Auch wenn der finanzielle Vorteil gegenüber der Übernahme des Fahrzeugs in das Betriebsvermögen geringer ausfällt, ist diese Variante viel einfacher und spart viel Zeit bei der Abrechnung der Reisekosten.

Fahrtenbuch

Für den Nachweis der überwiegend betrieblichen Nutzung eines Fahrzeuges kann das Führen eines Fahrtenbuches notwendig werden. Das heißt, die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs muss anhand exemplarischer Strecken nachgewiesen werden.

Sollte der Firmenwagen zu weniger als 50 Prozent betrieblich genutzt werden, ist auf jeden Fall ein Fahrtenbuch zu führen. Anhand der Aufzeichnungen ist am Ende des Jahres auszurechnen, wie hoch der Anteil der privaten Fahrten an der Gesamtkilometerzahl ist. Anschließend müssen alle abgesetzten Kfz-Aufwendungen zusammengerechnet werden und das Ergebnis mit dem privaten Fahranteil multipliziert werden. Das Ergebnis ist als privater Eigenverbrauch zu versteuern.

Verpflegungsmehraufwand

Wer im Rahmen seiner selbstständigen Tätigkeit längere Zeit unterwegs ist, kann den sogenannten Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen, da Rechnungen von Restaurants oder Imbissen nicht als Reisekosten geltend gemacht werden können. Allerdings kann man die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand erst ab acht Stunden Abwesenheit geltend machen. Dabei gelten folgende Pauschalen:

• Mindestens 8 Stunden Abwesenheit: 6 Euro
• Mindestens 14 Stunden Abwesenheit: 12 Euro
• Mindestens 24 Stunden Abwesenheit: 24 Euro