Steuerliche Anerkennung von Bewirtungsbelegen

Bei einer Einladung von Kunden oder Geschäftspartner zum Essen kann die Umsatzsteuer voll, der eigentliche Nettobetrag nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe beim Finanzamt geltend gemacht werden. Damit das Finanzamt die Belege auch wirklich steuerlich anerkennt, müssen einige besondere Anforderungen an die Belege erfüllt sein.

Anforderungen

Damit ein Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt wird, muss der Beleg maschinell erstellt und alle Speisen und Getränke aufgelistet werden. Wer in Restaurants heute nach Bewirtungsbelegen fragt, bekommt in der Regel einen maschinell erstellten Beleg, meist mit zusätzlichen Felder für den eigenen Namen, den Namen der bewirteten Personen und den Grund für die Bewirtung. Um keine wesentlichen Angaben zu vergessen, sollten solche Belege noch am gleichen Tag ausgefüllt werden. Das spätere Ausfüllen – möglicherweise sogar erst bei der Steuererklärung – ist nicht ratsam, da man sich oft nicht mehr an alles erinnern kann und es unter Umständen zu Problemen mit dem Finanzamt kommen könnte.

Der Grund für die Bewirtung muss ein geschäftlicher sein. Die Bezeichnung „Geschäftsessen“ reicht nicht aus und wird vom Finanzamt moniert. Daher sollte der Grund möglichst genau bezeichnet werden, wie etwa „Besprechung von Werbemaßnahmen“, „Besprechung von Personalangelegenheit“ oder „Besprechung zur Auftragsabwicklung“. Jedenfalls aber muss der Bewirtungsbeleg vollständig ausgefüllt sein, da er sonst nicht vom Finanzamt anerkannt wird.

Dem Finanzamt reichen bei Bewirtungsbelege auch die in Schreibwarenländen erhältlichen Formulare, die die notwendigen Felder enthalten. Einfach das Formular ausfüllen und den Kassenzettel anheften. Im Internet finden sich darüber hinaus auch jede Menge kostenloser Vordrucke für Bewirtungsbelege.

Trinkgelder können zu 100 Prozent von der Steuer abgesetzt werden, allerdings ohne Vorsteuerabzug. Bei besonders hohen Trinkgeldern sollte man sich das Trinkgeld auf dem Beleg durch die Bedienung quittieren lassen.

Bewirtungsbelege über 150 Euro sind keine Kleinbetragsrechnungen mehr. Sie müssen den Anforderungen an Rechnungen erfüllen. Das heißt, auf der Rechnung muss der der korrekte Name des Unternehmens, die vollständige Adresse und einige weitere Angaben enthalten, um sie beim Finanzamt geltend machen zu können.